Le Participant reconnaît être informé et avoir accepté que les offres proposées par VWAfrica soient régies par les présentes conditions de vente. Le traitement de certaines rubriques est assuré par des partenaires VWAfrica, dont les coordonnées figurent en bas de page de chaque rubrique concernée. Vous êtes alors soumis à leurs conditions de vente.

CONDITIONS DE VENTE

1 – Acceptation des Conditions de vente et Réservation
2 – Prix / Paiement
3 – Annulation à l’initiative du Participant
4 – Annulation / Modification à l’initiative de l’Association
5 – Hébergement et repas
6 – Personnes à mobilité Réduite
7 – Réclamations
8 – Responsabilités et Sécurité
9 – Responsabilité civile
10 – Informatique et Libertés
11 – Droit à l’image
12 – Droit applicable

 

1 – ACCEPTATION DES CONDITIONS DE VENTE ET RESERVATION

 

  1. 1 Ces Conditions de vente s’appliquent à toute réservation d’évènements (ci-après dénommée « la Commande ») effectuée par une personne physique (ci-après dénommé « le Participant ») auprès de VWAfrica. Par Commande, on entend toute demande de réservation soumise par le Participant dont la disponibilité est confirmée par VWAfrica. Une Commande est régie par les Conditions de Vente en vigueur au jour de la demande de réservation. Selon le type de prestations vendues, des conditions spécifiques sont susceptibles de s’appliquer.

 

  1. 2 Le Participant reconnaît avoir la capacité de contracter aux conditions décrites dans les Conditions de Vente présentées ci-après, c’est-à-dire avoir la majorité légale et ne pas être sous tutelle ou curatelle. Les présentes conditions font parties intégrantes du contrat de vente. Leur texte peut également être obtenu sur simple demande adressée au siège de l’association.

 

  1. 3 Le Participant reconnaît avoir pris connaissance des présentes Conditions de Vente dans leur intégralité, des conditions spécifiques propres à certaines prestations, ainsi que de tous les termes de la proposition avant d’avoir passé sa Commande. Dès lors, toute demande de réservation entraîne l’entière adhésion du Participant aux Conditions de Vente de VWAfrica.

 

  1. 4 Une demande de réservation sera traitée par VWAfrica après réception du bon de commande dûment validé par le Participant, et, d’un moyen de paiement. Ces conditions sont cumulatives. VWAfrica se réserve le droit de refuser l’inscription à toute personne ayant un véhicule de type autre que « Buggy ». Les 4×4 classique, Quads et Motos ne sont pas autorisés, sauf si mentionné : « ouvert aux …. »

 

  1. 5 Le Participant est informé qu’en application de l’article L221-28 du code de la consommation, l’ensemble des prestations proposées par VWAfrica sur le Site n’est pas soumis à l’application du droit de rétractation prévu aux articles L221-18 et suivants du Code de la consommation en matière de vente à distance.

 

2 – PRIX / PAIEMENT

2.1 Prix

2.1.1 Tous les prix sont affichés en Euros. Ils doivent être vérifiés au moment de la demande de réservation. Aucune TVA n’est appliquée du fait du statut associatif de VWAfrica.

2.1.2 Seules les prestations mentionnées explicitement dans les descriptifs des évènements sont comprises dans le prix. Sauf stipulation contraire dans un descriptif, les prestations suivantes ne sont pas comprises dans le prix :
– les dépenses à caractère personnel (pourboires, téléphone, cautions diverses, autres);
– les frais de vaccination et de visa (le cas échéant);
– les assurances ;
– les excursions facultatives ainsi que toute prestation non incluse dans le descriptif de l’évènement ;
– les boissons au cours des repas (y compris les bouteilles d’eau lorsque le prestataire ne dispose pas d’eau potable);
– tout service antérieur à l’enregistrement lors du départ, ou postérieur au passage sous douane lors du retour (le cas échéant).

2.1.3 Le prix des évènements varie notamment selon la date de réservation par le Participant , la période d’exécution de celui-ci, et, le nombre de Participants. Nos prix sont des tarifs contractuels. Aucune contestation relative au prix des prestations ne pourra donc être prise en compte dès lors que le Participant a effectué la demande de réservation.

2.2 Frais de réservation

Toute Commande donne lieu à la facturation de Frais de Dossier d’un montant de dix Euros (10€). Lors de l’inscription à un premier évènement, les frais de dossier sont alloués a la cotisation annuelle et les Participants deviennent automatiquement membres de l’association pour l’année en cours.. Lors des évènements suivant, les frais de dossiers sont alloués aux frais bancaires et divers frais de gestion administratives.
Des Frais de Dernière Minute seront dus pour toute demande de réservation effectuée après la fin de date de réservation émise sur le site www.VWAfrica.fr. Ces frais s’élèvent à vingt pour cent (20 %) du montant de l’évènement par dossier et sont dus en plus du montant de l’évènement.

Les Frais de Dossier et les Frais de Dernière Minute sont pris en compte dans le calcul des frais d’annulation.

2.3 Commande hors délais

Le Participant peut solliciter, par contact mail VWAfrica, une demande expresse de réservation, dans les quinze (15) jours suivant la fin de Commande possible d’un évènement sur le site www.VWAfrica.fr.
Cela engendra des Frais de Dernière Minute prévus à l’article 2.2 des présentes Conditions de vente, ainsi qu’une modalité de paiement spécifique prévus à l’article 2.4.1 et 2.4.3 des présentes Conditions de vente.

2.4 Moyens de paiement

2.4.1 Principe

Le Participant peut effectuer son règlement soit:
– par carte bancaire française, suisse ou belge (Carte Eurocard Mastercard, Carte Bleue sauf Visa Electron);
– par chèque, si le paiement est effectué après la date butoir de réservation de l’évènement. (Des frais de Dernière Minute seront donc appliqués, prévus à l’article 2.2 des présentes Conditions de Vente.)

Nota : en cas de paiement par carte bancaire, nous vous invitons à vérifier que son plafond est suffisant pour couvrir le montant du règlement de la Commande.

2.4.2 Conditions de règlement

Pour toute Commande, le règlement de l’intégralité du montant de l’évènement sera exigé avant la fin de la date possible de réservation.
Pour les évènements d’un montant supérieur à 1000€, VWAfrica propose un service de paiement en quatre (4) fois sans frais. Le premier quart sera prélevé au moment de la réservation et, les quarts suivants, a date de chaque mois.

Nota : le premier quart de règlement devra être obligatoirement fait avant la date de fin de réservation prévue pour le dit évènement.

2.4.3 Modalités d’envoi relatives aux chèques (Paiement de Dernière Minute)

En cas de Réservation de Dernière Minute, prévus à l’article 2.3 des présentes Conditions de Vente, et après réception de la réponse positive de VWAfrica à la réservation, le Participant doit envoyer sous 48 heures son titre de paiement, dans son intégralité, par lettre en valeur déclarée à l’adresse suivante :

VWAfrica  « En Peyre »  31540 Nogaret

Lors de l’envoi, le Participant doit préciser par écrit le nom de l’évènement pour lequel il souhaite s’inscrire, ainsi que les nom et prénom du titulaire de la Réservation.
Une fois réceptionné, le Participant sera avisé par mail de la validation de sa Commande.
Attention, si le titre de paiement (chèque) est réceptionné dans les 3 jours ouvrés avant le début de l’évènement, celui-ci sera considéré comme une annulation  à l’initiative du Participant, prévus à l’article 3 des présentes Conditions de Vente.

 

3- ANNULATION A L’INITIATIVE DU PARTICIPANT

3.1. Annulation d’une demande de réservation

Au titre de l’article L. 111-1 du code de la consommation, VWAfrica s’engage à répondre à une demande de réservation dans un délai de 72 heures (hors week-end et jours fériés). Si le Participant procède à l’annulation de sa demande de réservation durant cette période et avant confirmation de sa demande de réservation par VWAfrica, il ne sera demandé aucun frais d’annulation. A ce titre, VWAfrica remboursera le Participant de la totalité de son paiement, y compris les frais de dossier.

3.2. Annulation d’une demande de réservation après confirmation

Le Participant peut procéder à la demande d’annulation de sa réservation après la confirmation de sa réservation par VWAfrica. Dès lors, des frais d’annulation de Quarante-neuf Euros (49€) seront prélevés sur le montant du remboursement. Les frais de dossier ne seront pas remboursés.
Le Participant peut procéder à la demande d’annulation de sa réservation après la date de fin de réservation émise sur le site VWAfrica.fr. Dès lors, des frais d’annulation de Vingt Pour Cent (20 %) du coût de l’évènement seront prélevés sur le montant du remboursement. Les frais de dossier ne seront pas remboursés.

Nota : Aucune demande d’annulation ne pourra être prise dans les trois (3) jours ouvrés avant le début de l’évènement et vingt et un  jours (21) pour les évènements Maroc. Aucun remboursement ne sera alors effectué. 

3.2.1. Toute demande d’annulation doit être adressée par écrit à l’association VWAfrica (lettre recommandée avec AR ou courriel à l’adresse VWAfrica@hotmail.fr). La date de réception de la lettre recommandée ou du courriel sera la date retenue pour l’annulation. Elle entraînera la perception au minimum des frais énoncés prévus à l’article 3.2 des présentes Conditions de vente.

Dans tous les cas, le montant des frais d’annulation perçu par VWAfrica ne pourra pas excéder le montant de l’évènement initialement facturé au Participant.

3.2.2 Le non-respect par le Participant de l’échéancier de paiement sera considéré par VWAfrica comme une annulation du fait de celui-ci, et, sans respect des conditions de forme précisées à l’article 3.2.1 des présentes Conditions de Vente, VWAfrica  établira et adressera au Client une facture des frais correspondants.

3.3 Cession

Conformément à l’article L. 211-11 du Code du Tourisme, le Participant pourra céder son contrat à un tiers, à condition d’en informer la société VWAfrica par écrit au plus tard 7 jours avant le début de l’évènement en indiquant précisément les noms et adresse du (des) cessionnaire(s) et du (des) Participant(s) a l’évènement et en justifiant que ceux-ci remplissent les mêmes conditions pour l’effectuer. Il sera dû par le nouveau Participant le montant des frais de dossier supportés par VWAfrica pour effectuer cette cession, soit dix Euros (10€), prévus à l’article 2.2 des présentes Conditions de Vente.

 

4 – ANNULATION/MODIFICATION A L’INITIATIVE DE L’ASSOCIATION

4.1 Annulation

4.1.1 Conformément à l’article L. 211-14 du Code du Tourisme, si VWAfrica se trouve contrainte d’annuler l’évènement, elle en informera le Participant. Le Participant sera alors remboursé par VWAfrica de toutes les sommes qu’il aura pu verser, sauf dérogations légales particulières.

4.1.2 Les descriptifs peuvent mentionner un nombre minimum de Participants en dessous duquel le prestataire se réserve la possibilité de ne pas assurer la prestation. Dans ce cas, VWAfrica avertit le Participant par tout moyen au plus tard :
– 20 jours avant le départ pour les séjours dont la durée dépasse 6 nuitées;
– 7 jours avant le départ pour les séjours dont la durée est de 3 à 6 nuitées;
– 48 heures avant le départ pour les séjours dont la durée n’excède pas 2 jours.

Le Participant sera alors remboursé par VWAfrica de toutes les sommes qu’il aura pu verser. Sur demande expresse du Participant, les sommes versées pourront dans certains cas être réemployées à la souscription d’un évènement de substitution.

4.2 Modification avant départ

En raison des aléas toujours possibles dans les évènements, en particulier à l’étranger, le Participant est averti que le descriptif de l’évènement constitue la règle mais que le Participant peut constater et subir des exceptions. Ces aléas peuvent être de nature à justifier une modification mineure, par l’organisateur, du contrat avant le début du voyage. Le Participant sera dès lors informé de manière claire et compréhensible de cette modification unilatérale du contrat. Si des éléments essentiels de l’évènement doivent être modifiés avant le départ, VWAfrica en avertira le Participant et lui proposera :
– soit la possibilité d’annuler son voyage sans frais,
– soit la possibilité de souscrire à une nouvelle offre.

Le Participant devra communiquer son choix par écrit dans les délais prévus. En cas d’annulation du séjour, le client obtiendra le remboursement des sommes versées sous 14 jours.

4.3 Modification après départ

Si des éléments essentiels du contrat doivent être modifiés après le départ, le Participant ne peut refuser les autres prestations proposées que si elles ne sont pas comparables à ce qui avait été prévu dans le contrat ou si la réduction de prix octroyée en dédommagement n’est pas appropriée.

 

5 – HEBERGEMENT ET REPAS

5.1 Conditions de l’offre

Il est de règle en hôtellerie internationale de prendre possession de la chambre à partir de 14 heures le jour d’arrivée et de libérer celle-ci avant 12 heures le jour du départ. Toute chambre prise avant 14 heures ou rendue après 12 heures peut être considérée comme une nuit consommée supplémentaire. Les prix sont calculés sur un nombre de nuitées et non de journées. La première et la dernière journée de l’évènement sont en effet consacrées au transport.

Généralement VWAfrica inclus dans ses évènements des nuitées à l’hôtel ou autres types d’hébergements lorsque l’évènement est supérieur à 3 nuitées. Celles-ci sont alors décrites dans le descriptif de l’évènement.

Dans le cas contraire, les nuitées sont à la charge du Participant et il se doit de prendre en charge la réservation de celles-ci au plus près du lieu de l’évènement.

5.2 Classification de l’hôtel

Le nombre d’étoiles attribué à l’établissement hôtelier figurant dans un descriptif correspond à une classification déclarée par l’hôtelier ou établie en référence à des normes locales du pays d’accueil : celles-ci peuvent être différentes des normes françaises et européennes en la matière. VWAfrica  s’efforce d’informer au mieux le Participant sur les conditions de son hébergement. Les appréciations portées sur les descriptifs découlent notamment de la connaissance des établissements et des appréciations qui sont adressées par les clients.

5.3 Modification des hôtels, circuits…

Dans certaines hypothèses (cas de force majeure, raisons de sécurité, fait d’un tiers…), VWAfrica ou un de ses prestataires peut être dans l’obligation de changer les hôtels ou les bivouacs mentionnés sans que cette mesure constitue une modification d’un élément essentiel de l’évènement. Dans la mesure du possible, le Participant sera avisé au préalable et les prestataires de VWAfrica lui fourniront un service dans une catégorie au moins similaire à celle proposée initialement. Dans certains pays, l’organisation des circuits peut ponctuellement être modifiée mais les étapes prévues seront respectées. Les fêtes, tant civiles que religieuses, les grèves et les manifestations dans les pays traversés sont susceptibles d’entraîner des modifications dans le déroulement des tracés, dont VWAfrica ne peut être tenue pour responsable.

5.4 Les types de chambres

Les chambres individuelles comprennent un lit pour une personne. Prévues en nombre limité, elles font souvent l’objet d’un supplément. Les chambres doubles sont prévues soit avec deux lits, soit avec un lit double (peu fréquent). Les chambres triples et quadruples sont souvent des chambres doubles équipées de lits d’appoint.

5.5 Les repas

Lorsque des repas sont inclus dans la prestation, leur nombre dépend du nombre de nuitées. – La formule « All inclusive » comprend les repas, les boissons sans alcool et les activités mentionnés dans le descriptif de chaque Prestation. En principe, cette formule comprend aussi seulement les boissons alcoolisées produites localement.
– La pension complète débute avec le dîner de la première nuit et prend fin au petit déjeuner suivant la dernière nuit.
– La demi-pension débute au petit-déjeuner suivant la première nuit et prend fin au petit-déjeuner suivant la dernière nuit : elle comprend un petit-déjeuner et un repas par jour.
Que ce soit dans le cadre de la pension complète ou de la demi-pension, les boissons ne sont pas comprises, sauf exception dûment mentionnée dans le descriptif.

5.6 Photos et illustrations

VWAfrica s’efforce d’illustrer ses offres d’évènements avec des photos ou illustrations donnant un aperçu réaliste des prestations proposées. Il est toutefois précisé que les photos et illustrations figurant dans les descriptifs ont uniquement pour objet d’indiquer la catégorie ou le degré de standing des prestations concernées.

 

6 – PERSONNES A MOBILITÉ RÉDUITE

Il est de la responsabilité des personnes à mobilité réduite d’informer VWAfrica de leur situation particulière en en le stipulant sur le formulaire en ligne, ou en le signalant par courriel à : VWAfrica@hotmail.fr. Une demande de réservation ne pourra être confirmée qu’après vérification par VWAfrica de l’adéquation du séjour aux besoins du Participant. L’adéquation du séjour est appréciée au cas par cas en fonction du degré de handicap déclaré par le Participant et des capacités de prise en charge des prestataires.

 

7 – RÉCLAMATIONS

Pour un traitement rapide de votre dossier, toute réclamation doit être adressée à VWAfrica par lettre recommandée dans les 30 jours suivant la fin de l’évènement concerné, à l’adresse suivante :

VWAfrica  « En Peyre »  31540 Nogaret

Ou par courriel à : VWAfrica@hotmail.fr.

Conformément au II de l’article L211-16 du code du tourisme, tout problème lié à une inexécution ou une mauvaise exécution des prestations doit impérativement être signalé pendant l’évènement au(x) membre(s) du staff VWAfrica présent. Aucune réclamation introduite plus de deux ans après la fin de l’évènement ne sera traitée.

 

8 – RESPONSABILITÉS ET SÉCURITÉ

VWAfrica est l’organisateur de l’évènement et est responsable de la bonne exécution de tous les services compris dans le contrat. A ce titre, VWAfrica est tenus de vous apporter une aide en cas de difficultés.

Le Participant a pour obligation de souscrire une assurance couvrant d’éventuels dommages corporels, matériel ou des dommages causés intentionnellement ou par négligence. Le Participant est informé qu’il doit respecter les règles du code de la route, que les groupements de plus de 5 voitures ne sont pas toléré, qu’il est interdit formellement de rouler de front sur la voie publique, et, qu’il doit être vigilant lors de roulage sur piste. (Possibilité de croiser d’autres véhicules motorisés, des chevaux, des vélos, des randonneurs). Le Participant aura obligation de suivre les consignes données par le ou les encadrants de la balade, ou de l’organisateur.

Le Participant est seul maître de son véhicule et de l’évaluation du risque des possibles « difficultés » de certains passage des tracés rencontrés lors des évènements. Il convient a lui seul de décider de franchir la « difficulté », de la contourner, ou, de faire demi-tour.

En aucun cas la responsabilité de VWAfrica ne pourra être mise en cause par le Participant.

 

9 – RESPONSABILITÉ CIVILE

Une assurance est souscrite à titre principal auprès de la compagnie ALLIANZ (La Croix Blanche, St Michel LOUBEJOU, 46130 BRETENOUX), couvrant la Responsabilité Civile Professionnelle (RCP). La notion de responsabilité civile (accident, incendie, vol, autres) varie suivant la législation des pays concernés.

 

10 – INFORMATIQUE ET LIBERTÉS

Les informations communiquées sur le Site permettent notamment à VWAfrica, ainsi qu’à ses Partenaires, de traiter et exécuter les commandes passées sur le Site. En application des Lois n°78-17 du 6 janvier 1978, dite Informatique et Libertés aux fichier et libertés et n°2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles, le Participant dispose d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition et de portabilité des données le concernant (article 38 à 40 du RGPD). Ce droit s’exerce auprès de :

VWAfrica  « En Peyre »  31540 Nogaret

Afin que VWAfrica puisse satisfaire cette demande, il appartient au Participant de faire parvenir les éléments nécessaires à son identification (civilité, nom, prénom, adresse, code postal, ville, pays).

 

11 – DROIT A L’IMAGE

En participant aux évènements de VWAfrica, Le Participant concède à la possibilité d’être pris en photo seul ou avec son véhicule, et/ou d’être filmé, dans le cadre de montage photos et/ou vidéos, permettant de faire la promotion de VWAfrica sur le site VWAfrica ou toutes plateformes de réseaux sociaux affiliés à VWAfrica.

Le Participant à la possibilité de s’y opposé sur simple demande adresser par courrier à :

VWAfrica  « En Peyre »  31540 Nogaret

Ou par courriel à : VWAfrica@hotmail.fr.

 

12 – DROIT APPLICABLE

Les présentes Conditions de Vente sont soumises au droit français et en particulier au Code du Tourisme. Tout litige relatif à leur interprétation et/ou à leur exécution relève des tribunaux français.